KSeF wkracza do polskich restauracji i zmienia sposób, w jaki wystawiamy i odbieramy faktury. Dobrze przygotowana restauracja uniknie chaosu przy kasie i w księgowości. Warto poznać zasady systemu i korzystać z narzędzi, które ułatwiają codzienną pracę zespołu.
Spis treści
Co to jest KSeF i czy dotyczy Twojej restauracji?
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formacie elektronicznym. Wszystkie dokumenty trafiają do jednej bazy, co zastępuje tradycyjne faktury papierowe czy PDF.
Jeśli Twoja restauracja wystawia faktury dla firm, np. na catering, eventy czy obsługę B2B, będziesz musiał korzystać z systemu KSeF. Dodatkowo, nawet jeśli sprzedajesz głównie klientom indywidualnym, od 1 lutego 2026 roku faktury kosztowe od dużych dostawców będą dostępne tylko w systemie. To jasno pokazuje, że system KSeF w praktyce obejmie każdą restaurację, niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności.
Harmonogram wdrażania KSeF w gastronomii – kluczowe terminy
Wdrożenie KSeF w gastronomii, podobnie jak w innych branżach, odbywa się etapami, co daje czas na przygotowanie lokalu i przeszkolenie zespołu.
- Już od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z systemu obejmuje duże przedsiębiorstwa, a restauracje muszą odbierać faktury od największych dostawców, takich jak hurtownie czy firmy energetyczne.
- 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości restauracji, barów i kawiarni, w tym małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
- Do końca 2026 roku najmniejsze podmioty mogą korzystać z uproszczenia – jeśli miesięczna sprzedaż poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł, faktury można wystawiać tradycyjnie, a po przekroczeniu limitu obowiązek obejmuje już wszystkie kolejne dokumenty.
- Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie najmniejsze lokale, a paragony z NIP do 450 zł przestaną funkcjonować jako pełnoprawne dokumenty księgowe.
Jak KSeF wpłynie na pracę restauracji?
Wprowadzenie KSeF zmienia codzienną pracę restauracji na trzech poziomach: technologicznym, procesowym i obsługi klienta. System wymusza automatyzację, ścisłą weryfikację danych oraz jasny podział odpowiedzialności w zespole.
Uprawnienia i zarządzanie dostępem do KSeF w restauracji
Właściciel musi jasno określić, kto i w jakim zakresie będzie miał dostęp do systemu. W praktyce oznacza to nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom – jedni będą mogli wystawiać faktury, inni jedynie je przeglądać, a menedżer i właściciel może zarządzać dostępami wszystkich użytkowników.
W lokalach z większą liczbą pracowników warto wprowadzić centralny sposób nadawania uprawnień w systemie KSeF i wykorzystywać generowane tam tokeny. Dzięki temu pracownicy korzystają z jednego narzędzia do autoryzacji faktur, co ułatwia zarządzanie dostępami i minimalizuje ryzyko pomyłek podczas obsługi dokumentów.
Alternatywą jest certyfikat imienny, powiązany z konkretnym PESEL-em, który daje większą kontrolę nad tym, kto wystawia faktury. Trzeba jednak pamiętać, że przy zwolnieniach lub zmianach kadrowych konieczne jest odebranie dostępu w systemie, aby zachować bezpieczeństwo danych i zgodność z procedurami.
Porozmawiajmy o systemie POS dla Twojej restauracji!
📞 +48 732-081-111
Wystawianie faktur w KSeF – co zmienia się przy kasie?
Wyobraź sobie typową sytuację w Twojej restauracji. Do kasy podchodzi klient i mówi: „Poproszę fakturę na firmę”.
- Kelner lub manager od razu sięga po terminal i otwiera system POS zintegrowany z KSeF. Można także korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów.
- W systemie należy wprowadzić dane firmy i informacje o sprzedanych produktach. Następnie system przekazuje fakturę do KSeF, gdzie dokument otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny oraz generowane jest UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- W tym momencie personel może przekazać klientowi wizualizację faktury lub wydruk z kodem QR, który pozwala sprawdzić dokument w systemie. Jeśli system POS jest dobrze zintegrowany z KSeF, większość tych kroków odbywa się automatycznie, a kelner lub manager tylko potwierdza poprawność danych.
To ważne!
Dopracowujemy pełną integrację naszego systemu RePOS z KSeF. Do czasu obowiązkowego wdrożenia będzie ona gotowa i intuicyjna, tak aby wystawianie faktur było szybkie oraz wygodne dla Twoich pracowników i klientów.
A co, gdy KSeF chwilowo nie działa? W trybie offline personel wydaje tymczasowe potwierdzenie transakcji, a faktura otrzyma numer dopiero po ponownym połączeniu z systemem. Tak przygotowana procedura pozwala uniknąć chaosu przy kasie i zapewnia, że klient otrzyma dokument w pełni zgodny z przepisami.
Odbieranie faktur zakupowych – nowa rutyna managera
W systemie KSeF faktura od dostawcy może pojawić się nawet dopiero po otrzymaniu zamówienia. Dostawca przekaże jedynie dokument WZ lub potwierdzenie wydania towaru. Dlatego codzienne logowanie do KSeF i weryfikacja nowych dokumentów stanie się kluczową rutyną. Manager lub wyznaczona osoba odpowiada za odbiór i sprawdzenie zgodności faktur kosztowych z dostawą. Warto również monitorować powtarzające się błędy, aby w porę korygować procedury lub szkolić personel.
Do codziennych obowiązków managera warto wprowadzić zatem prostą listę kontrolną:
- regularne pobieranie faktur kosztowych z KSeF,
- sprawdzanie zgodności danych z faktycznie przyjętym towarem,
- zgłaszanie i korygowanie błędów zgodnie z procedurą,
- utrzymanie porządku w bazie kontrahentów, aby uniknąć odrzucenia dokumentów.
KSeF nie musi wprowadzać chaosu do codziennej pracy restauracji – kluczowe jest trzymanie się ustalonych procedur i przetestowanie wszystkich scenariuszy wcześniej. W razie wątpliwości warto konsultować się ze specjalistami, aby proces fakturowania był bezpieczny i bezproblemowy zarówno dla personelu, jak i dla klientów.
Więcej informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur znajdziesz na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/.
Korzyści i zagrożenia wynikające z KSeF dla restauracji
Wdrożenie KSeF w gastronomii niesie ze sobą szereg praktycznych korzyści. Wszystkie faktury kosztowe trafiają do jednej bazy, co ułatwia kontrolę wydatków i planowanie budżetu. Dzięki centralnemu systemowi kończy się problem zagubionych dokumentów – każdy faktura jest dostępna w systemie niezależnie od wersji papierowej. Dodatkowo, skraca się czas oczekiwania na zwrot VAT, a współpraca z biurem rachunkowym staje się prostsza, bo księgowy może samodzielnie pobierać dokumenty z systemu KSeF.
Z drugiej strony, system wprowadza pewne wyzwania. Trzeba pilnować terminów wysyłki faktur, w trybie offline obowiązują dodatkowe procedury, a problemy techniczne mogą wpływać na codzienną pracę restauracji. W początkowym okresie funkcjonowania systemu procedury mogą jeszcze ewoluować, dlatego warto przygotować personel na różne scenariusze i przetestować wszystkie procesy wcześniej.
Zarządzaj fakturami sprawnie dzięki Restaumatic
KSeF może usprawnić pracę Twojej restauracji, jeśli wykorzystasz do tego odpowiednie narzędzia. Nasz system RePOS i integracje pomagają automatyzować wystawianie faktur, kontrolę kosztów i współpracę z biurem rachunkowym, minimalizując ryzyko błędów. Skontaktuj się z nami, a pokażemy, jak wprowadzenie KSeF może stać się proste i wygodne dla całego zespołu.
📞 Numer telefonu: +48 732-081-111
✉️ E-mail: contact@restaumatic.com
🔗 Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic
