Co to jest KSeF i czy dotyczy Twojej restauracji?

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formacie elektronicznym. Wszystkie dokumenty trafiają do jednej bazy, co zastępuje tradycyjne faktury papierowe czy PDF.

Jeśli Twoja restauracja wystawia faktury dla firm, np. na catering, eventy czy obsługę B2B, będziesz musiał korzystać z systemu KSeF. Dodatkowo, nawet jeśli sprzedajesz głównie klientom indywidualnym, od 1 lutego 2026 roku faktury kosztowe od dużych dostawców będą dostępne tylko w systemie. To jasno pokazuje, że system KSeF w praktyce obejmie każdą restaurację, niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności.

Harmonogram wdrażania KSeF w gastronomii – kluczowe terminy

Wdrożenie KSeF w gastronomii, podobnie jak w innych branżach, odbywa się etapami, co daje czas na przygotowanie lokalu i przeszkolenie zespołu.

• Już od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z systemu obejmuje duże przedsiębiorstwa, a restauracje muszą odbierać faktury od największych dostawców, takich jak hurtownie czy firmy energetyczne.
• 1 kwietnia 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości restauracji, barów i kawiarni, w tym małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
• Do końca 2026 roku najmniejsze podmioty mogą korzystać z uproszczenia – jeśli miesięczna sprzedaż poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł, faktury można wystawiać tradycyjnie, a po przekroczeniu limitu obowiązek obejmuje już wszystkie kolejne dokumenty.
• Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie najmniejsze lokale, a paragony z NIP do 450 zł przestaną funkcjonować jako pełnoprawne dokumenty księgowe.

Jak KSeF wpłynie na pracę restauracji?

Wprowadzenie KSeF zmienia codzienną pracę restauracji na trzech poziomach: technologicznym, procesowym i obsługi klienta. System wymusza automatyzację, ścisłą weryfikację danych oraz jasny podział odpowiedzialności w zespole.

Uprawnienia i zarządzanie dostępem do KSeF w restauracji

Właściciel musi jasno określić, kto i w jakim zakresie będzie miał dostęp do systemu. W praktyce oznacza to nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom – jedni będą mogli wystawiać faktury, inni jedynie je przeglądać, a menedżer i właściciel może zarządzać dostępami wszystkich użytkowników.

W lokalach z większą liczbą pracowników warto wprowadzić centralny sposób nadawania uprawnień w systemie KSeF i wykorzystywać generowane tam tokeny. Dzięki temu pracownicy korzystają z jednego narzędzia do autoryzacji faktur, co ułatwia zarządzanie dostępami i minimalizuje ryzyko pomyłek podczas obsługi dokumentów.

Alternatywą jest certyfikat imienny, powiązany z konkretnym PESEL-em, który daje większą kontrolę nad tym, kto wystawia faktury. Trzeba jednak pamiętać, że przy zwolnieniach lub zmianach kadrowych konieczne jest odebranie dostępu w systemie, aby zachować bezpieczeństwo danych i zgodność z procedurami.

Porozmawiajmy o systemie POS dla Twojej restauracji!
+48 732-081-111

Wystawianie faktur w KSeF – co zmienia się przy kasie?

Wyobraź sobie typową sytuację w Twojej restauracji. Do kasy podchodzi klient i mówi: „Poproszę fakturę na firmę”.

1. Kelner lub manager od razu sięga po terminal i otwiera system POS zintegrowany z KSeF. Można także korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów.
2. W systemie należy wprowadzić dane firmy i informacje o sprzedanych produktach. Następnie system przekazuje fakturę do KSeF, gdzie dokument otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny oraz generowane jest UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
3. W tym momencie personel może przekazać klientowi wizualizację faktury lub wydruk z kodem QR, który pozwala sprawdzić dokument w systemie. Jeśli system POS jest dobrze zintegrowany z KSeF, większość tych kroków odbywa się automatycznie, a kelner lub manager tylko potwierdza poprawność danych.

To ważne!
Dopracowujemy pełną integrację naszego systemu RePOS z KSeF. Do czasu obowiązkowego wdrożenia będzie ona gotowa i intuicyjna, tak aby wystawianie faktur było szybkie oraz wygodne dla Twoich pracowników i klientów.

A co, gdy KSeF chwilowo nie działa? W trybie offline personel wydaje tymczasowe potwierdzenie transakcji, a faktura otrzyma numer dopiero po ponownym połączeniu z systemem. Tak przygotowana procedura pozwala uniknąć chaosu przy kasie i zapewnia, że klient otrzyma dokument w pełni zgodny z przepisami.

Odbieranie faktur zakupowych – nowa rutyna managera

W systemie KSeF faktura od dostawcy może pojawić się nawet dopiero po otrzymaniu zamówienia. Dostawca przekaże jedynie dokument WZ lub potwierdzenie wydania towaru. Dlatego codzienne logowanie do KSeF i weryfikacja nowych dokumentów stanie się kluczową rutyną. Manager lub wyznaczona osoba odpowiada za odbiór i sprawdzenie zgodności faktur kosztowych z dostawą. Warto również monitorować powtarzające się błędy, aby w porę korygować procedury lub szkolić personel.

Do codziennych obowiązków managera warto wprowadzić zatem prostą listę kontrolną:

• regularne pobieranie faktur kosztowych z KSeF,
• sprawdzanie zgodności danych z faktycznie przyjętym towarem,
• zgłaszanie i korygowanie błędów zgodnie z procedurą,
• utrzymanie porządku w bazie kontrahentów, aby uniknąć odrzucenia dokumentów.

KSeF nie musi wprowadzać chaosu do codziennej pracy restauracji – kluczowe jest trzymanie się ustalonych procedur i przetestowanie wszystkich scenariuszy wcześniej. W razie wątpliwości warto konsultować się ze specjalistami, aby proces fakturowania był bezpieczny i bezproblemowy zarówno dla personelu, jak i dla klientów.

Więcej informacji na temat Krajowego Systemu e-Faktur znajdziesz na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/.

Korzyści i zagrożenia wynikające z KSeF dla restauracji

Wdrożenie KSeF w gastronomii niesie ze sobą szereg praktycznych korzyści. Wszystkie faktury kosztowe trafiają do jednej bazy, co ułatwia kontrolę wydatków i planowanie budżetu. Dzięki centralnemu systemowi kończy się problem zagubionych dokumentów – każdy faktura jest dostępna w systemie niezależnie od wersji papierowej. Dodatkowo, skraca się czas oczekiwania na zwrot VAT, a współpraca z biurem rachunkowym staje się prostsza, bo księgowy może samodzielnie pobierać dokumenty z systemu KSeF.

Z drugiej strony, system wprowadza pewne wyzwania. Trzeba pilnować terminów wysyłki faktur, w trybie offline obowiązują dodatkowe procedury, a problemy techniczne mogą wpływać na codzienną pracę restauracji. W początkowym okresie funkcjonowania systemu procedury mogą jeszcze ewoluować, dlatego warto przygotować personel na różne scenariusze i przetestować wszystkie procesy wcześniej.

Zarządzaj fakturami sprawnie dzięki Restaumatic

KSeF może usprawnić pracę Twojej restauracji, jeśli wykorzystasz do tego odpowiednie narzędzia. Nasz system RePOS i integracje pomagają automatyzować wystawianie faktur, kontrolę kosztów i współpracę z biurem rachunkowym, minimalizując ryzyko błędów. Skontaktuj się z nami, a pokażemy, jak wprowadzenie KSeF może stać się proste i wygodne dla całego zespołu.

Numer telefonu: +48 732-081-111
E-mail: contact@restaumatic.com
Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

The post KSeF w gastronomii – o czym muszą wiedzieć restauratorzy? appeared first on Restaumatic.

VAT w gastronomii

Podatek to wynikające z ustawy podatkowej świadczenie pieniężne przekazywane na rzecz Skarbu Państwa bądź jednostek samorządu terytorialnego (np. gminy). Ma charakter publicznoprawny, nieodpłatny, przymusowy oraz bezzwrotny¹. 

Zgodnie z tą zasadą lokale gastronomiczne muszą doliczać do ceny swoich produktów i świadczeń podatek od towarów i usług (VAT).

Jakie stawki VAT powinni mieć na uwadze restauratorzy?

Podatek VAT w gastronomii można sprowadzić do modelu, w którym:

• podstawową stawką jest 23%,
• istnieją wybrane produkty obłożone stawką preferencyjną 5 i 8%.

5% VAT obejmuje gotowe produkty i dania, które zostały przeznaczone do sprzedaży bezpośredniej i nie są powiązane z żadnymi dodatkowymi usługami zapewnionymi przez lokal gastronomiczny. Będą to więc produkty zapakowane np. próżniowo. 

Uwaga: tej stawki nie można stosować do produktów, których zawartość alkoholu przekracza 1,2%. 

Stawka VAT 5% obejmuje:

• mięsa i produkty z podrobów,
• artykuły mleczne i jaja,
• warzywa, owoce i orzechy,
• wyroby cukiernicze,
• żywność homogenizowaną,
• pieczywo z długim terminem zdatności do spożycia.

Druga stawka, 8% VAT, obejmuje usługi gastronomiczne, w przypadku których dochodzi do dodatkowej usługi zapewnianej przez restaurację czy bar. Będą to więc sytuacje, w których przewidziana jest np. obsługa kelnerska. Stawkę 8% stosuje się z wyłączeniem napojów. 

Stawka VAT 8% obejmuje:

• usługi gastronomiczne,
• przygotowywanie i podawanie posiłków,
• usługi cateringowe (z wyłączeniem napojów alkoholowych i bezalkoholowych).

Podstawowa stawka 23% dotyczy pozostałych usług gastronomicznych i obejmuje napoje – w tym ich przygotowanie oraz podanie. VAT na kawę wynosi właśnie 23%, podobnie jak w przypadku herbaty, wody mineralnej, napojów gazowanych czy alkoholi. Stawką 23% należy objąć też sprzedaż produktów i usług, w przypadku których wykorzystywane są krewetki, małże, homary, ośmiornice, kawior i przetwory na ich bazie. 

Pamiętajmy, że przepisy podatkowe mogą się zmieniać. Dlatego należy regularnie analizować tabele VAT dla gastronomii i być na bieżąco z najnowszymi informacjami dotyczącymi podatków. Taki nadzór umożliwia wybór korzystnych rozwiązań przy ich rozliczaniu i skorzystanie ze stosownych ulg.

Jeśli wiemy, jaki VAT na konkretne produkty i usługi obowiązuje w gastronomii, to możemy lepiej zaplanować wydatki czy inwestycje w lokalu. Wiedza dotycząca nowych stawek podatkowych może nas też uchronić przed popełnieniem błędów w sprawozdaniach księgowych. W tym kontekście kluczową rolę odgrywa system POS, który nie tylko usprawnia codzienną sprzedaż, ale także ułatwia rozliczenia z księgowością.

Porozmawiajmy o systemie RePOS dla Twojej restauracji!
+48 732-081-111

Sprzedaż dań i posiłków – towar czy usługa gastronomiczna?

Prawidłowe naliczenie podatku VAT w gastronomii jest szczególnie ważne w kontekście tego, czy dany lokal wpisuje na dokumencie sprzedaży towar, czy usługę. Tak więc to po stronie sprzedawcy powstaje konieczność wskazania, czy ma on do czynienia ze sprzedażą towaru w formie posiłku, czy szerszym ujęciem w formie świadczenia usługi gastronomicznej. 

Jak należy je rozumieć? Usługa gastronomiczna to proces, w którym dochodzi do przygotowania oraz podania posiłków gościom w lokalu. Przyjmuje się, iż zapewnić mogą ją podmioty, które prowadzą działalność produkcyjno-handlową, tzn. przetwarzają produkty tak, by stworzyć z nich posiłki dostarczane klientom. Jednocześnie zapewniają obsługę klientów, dokonując formalnej sprzedaży potraw, napojów i innych towarów handlowych. 

Jak należy wobec tego rozumieć towar? Będzie to gotowy produkt przygotowany do sprzedaży na wynos i konsumpcji poza lokalem, w którym go przygotowano. Za gotowe produkty Ministerstwo Finansów w interpretacji ogólnej z 2016 r. wskazuje posiłki i dania „składające się z co najmniej dwóch różnych składników (z wyjątkiem przypraw), mrożonych, w puszkach, słoikach, pakowanych próżniowo lub przy pomocy innych technologii opakowań”.

Naliczanie podatku VAT, a co za tym idzie wybór stawki VAT to elementy, które należy przemyśleć już na etapie rozpoczynania własnego biznesu gastronomicznego. Kwestie podatkowe powinny stanowić ważny punkt biznesplanu restauracji.

Nowy podatek w gastronomii – od kiedy i ile wynosi?

Produkty, które do 31 marca 2024 r. były objęte 0% stawką podatku VAT, zostały (od 1 kwietnia 2024 r.) opodatkowane VAT-em w wysokości 5 %.

Co to dokładnie oznacza? Ministerstwo Finansów podjęło decyzję, że taka zmiana obejmie produkty wymienione w załączniku nr 10 do ustawy o VAT, z wyłączeniem klasyfikowanych usług związanych z wyżywieniem według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w grupowaniu PKWiU 56.

Jakie produkty spożywcze obejmuje nowa stawka VAT?

Nowa stawka 5% VAT obejmuje produkty, takie jak:

• mięso,
• ryby,
• przetwory mięsne i rybne,
• mleko,
• produkty mleczarskie,
• jaja,
• miód naturalny,
• orzechy,
• warzywa,
• owoce,
• przetwory warzywne i owocowe,
• tłuszcze zwierzęce,
• tłuszcze roślinne jadalne,
• zboża i przetwory ze zbóż,
• pieczywo,
• mleko modyfikowane dla niemowląt,
• środki dietetyczne specjalnego przeznaczenia medycznego.

Nowe stawki VAT w gastronomii zaczęły obowiązywać od początku kwietnia 2024 roku. W związku z taką zmianą restauratorzy powinni mieć na uwadze, że prowadzenie restauracji obecnie generuje nieco większe koszty. 

Podatek VAT od sprzedaży posiłków i dań – od czego zależy?

W 2026 r. stawki VAT na gotowe posiłki i dania oferowane w formule sprzedaży – np. przez bar serwujący zapiekanki – uzależnione są ściśle od tego, jak zostało to zakwalifikowane w kontekście podatkowym.

W grę wchodzą dwie opcje, czyli działalność jako:

• świadczenie usług związanych z wyżywieniem,
• sprzedaż gotowych produktów przeznaczonych do spożycia po obróbce termicznej. 

Przyjmując wariant pierwszy i sprzedaż produktów tworzonych w punkcie gastronomicznym – np. handel wspomnianymi podgrzewanymi zapiekankami – należy stosować 8% stawkę VAT, co reguluje art. 41 ustawy o podatku od towarów i usług. 

Wartość ta może być niższa. Jeśli sprzedawany towar to produkt paczkowany i przeznaczony do samodzielnego przyrządzenia, opodatkowanie może wynosić 0%. Zgodnie z art. 146 ustawy o VAT objąć można tak towary oznaczone kodem CN19, czyli m.in. przetwory zbożowe, skrobiowe i mleczne oraz pieczywa cukiernicze. 

Pamiętajmy, że kwalifikacja podatkowa może znacząco wpływać na wysokość naliczanego podatku od sprzedaży posiłków i dań. Będzie więc on ściśle uzależniony od formuły przygotowania, zapakowania czy wymogu obróbki cieplnej potraw. 

Stąd tak istotne jest, by bardzo dokładnie i precyzyjnie przeanalizować poszczególne grupy produktowe. Nieocenioną pomoc w ustaleniu zaopatrzenia w porozumieniu z biurem księgowym stanowi menadżer lokalu. Warto, aby osoba zatrudniona na tym stanowisku miała odpowiednie kompetencje zawodowe i cechy charakteru.

Stawki VAT w gastronomii – podsumowanie

Znajomość stawek VAT w gastronomii jest kluczowa dla prawidłowego zarządzania naszym lokalem. Wiedza o obowiązujących zmianach podatkowych stanowi bowiem podstawę do właściwego prowadzenia księgowości w restauracji.

Analizując, jakie są stawki VAT w gastronomii w 2026 r., należy niewątpliwie zwrócić uwagę na ich ścisłe uzależnienie od typu zapewnianego produktu lub – w przypadku restauracji – usługi. Kluczowe znaczenie odgrywa m.in. ustalenie stanu produktów – np. to, czy dania przygotowane zostały do spożycia w lokalu, czy serwowane są w formie produktów zapakowanych próżniowo do konsumpcji poza miejscem zakupu. 

VAT od sprzedaży dań i posiłków powiązany został z ich rodzajem: produkty, które są nieprzetworzone, objęto stawką 5%, ale w przypadku serwowania ich w restauracjach i lokalach gastronomicznych – wysokością 8%, gdy pozostałe towary sięgają już 23%. 

W przypadku usługi kompleksowej – np. organizacji imprezy lub kolacji – stosuje się regulację dla usługi gastronomicznej w postaci 8% VAT. Wyjątkiem są napoje wykorzystywane w ramach powyższej usługi – w ich przypadku należy użyć stawki podatkowej VAT 23%. 

Przydatny będzie również RePOS od Restaumatic, który usprawnia proces fiskalizacji i fakturowania. RePOS automatyzuje wprowadzanie danych fiskalnych, co pozwala na szybkie wystawianie faktur, zmniejszając czas poświęcony na procedury księgowe. Dzięki integracji z popularnymi drukarkami fiskalnymi, takimi jak Posnet, Novitus i Elzab, RePOS minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza proces fakturowania, co pozwala restauratorom skupić się na obsłudze klientów. Dowiedz się więcej!

Numer telefonu: +48 732-081-111
E-mail: contact@restaumatic.com
Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

^{_{1. https://www.gov.pl/attachment/324e403d-fb0c-4a42-ae6c-e86adc20b0f7}}

The post Stawki VAT w gastronomii w 2026 roku appeared first on Restaumatic.

Jakie są stawki VAT na kawę w restauracji?

W Polsce mamy trzy podstawowe stawki VAT: 5%, 8% i 23%. Każda z nich dotyczy różnych kategorii produktów czy usług i każda z nich ma swoje zastosowanie w gastronomii. Dlatego sytuacja podatkowa nie zawsze jest oczywista podczas rozliczania VAT-u w restauracji, zwłaszcza w przypadku napojów takich jak kawa czy herbata. Wobec tego restauratorzy często zastanawiają się, jaka obowiązuje stawka podatku na kawę w różnych sytuacjach i jak prawidłowo go rozliczyć, skoro nie każdy gorący napój w restauracji jest objęty takim samym VAT-em. Tę zawiłą sytuację najłatwiej wytłumaczyć na konkretnym przykładzie.

Pani Marta prowadzi kawiarnię w centrum miasta. Sprzedaje w niej różne rodzaje kawy, które można wypić zarówno na miejscu, jak i zakupić na wynos. Stawki VAT w przypadku różnych transakcji kształtują się następująco:

1. Kawa sprzedawana na miejscu – 23% VAT.

2. Kawa na wynos – również 23% VAT.

3. Kawa jako element zestawu (np. obiadowego, deserowego) – 8% VAT, ale wyłącznie, gdy jest ona częścią większego posiłku.

4. Paczkowana kawa ziarnista lub mielona na sprzedaż – 23% VAT.

Więcej o podatkach przeczytasz w naszym wpisie „Stawki VAT w gastronomii w 2026 roku”. 

Czy stawka VAT zmienia się w zależności od formy serwowania kawy i herbaty?

Kawa, herbata, soki i napoje gazowane objęte są stawką 23% VAT, niezależnie od tego, czy klient spożyje je na miejscu w lokalu, czy zakupi na wynos.

Jenak w pewnych sytuacjach podatek VAT na kawę może ulec zmianie. Dotyczy to sprzedaży w zestawach. Zdajemy sobie sprawę, że takie wyjątki nastręczają trudności zwłaszcza tym przedsiębiorcom, którzy dopiero niedawno zdecydowali się na otwarcie restauracji i nie wszystkie podatkowe niuanse zostały już przez nich rozpoznane. Dlatego także w tym przypadku wyjaśnimy to, opisując konkretną sytuację.

Klient zamawia w restauracji zestaw śniadaniowy, na który składa się kanapka i kawa. Gorący napój jest w tym przypadku integralną częścią zestawu, wobec czego VAT na całość wynosi 8%. Podobna sytuacja dotyczy herbaty – jeśli jest serwowana jako osobny napój, obowiązuje stawka 23%, ale w ramach zestawu może podlegać 8% VAT.

Jeśli w menu restauracji napój jest częścią zestawu śniadaniowego czy obiadowego, podlega opodatkowaniu na poziomie 8% VAT.

Jak prawidłowo rozliczać VAT za kawę w gastronomii?

Właściwe naliczanie VAT-u to kluczowy element prowadzenia działalności gastronomicznej. Błędnie naliczony podatek może skutkować kontrolą w restauracji z urzędu skarbowego i nałożeniem kar. Jak więc zapobiegać ryzyku niewłaściwego naliczenia VAT-u? 

Przede wszystkim warto stosować system POS, który pomoże zminimalizować ryzyko błędnego naliczenia VAT-u przez Twoich pracowników. Systemy sprzedażowe pozwalają na przypisywanie odpowiednich stawek VAT podczas dodawania poszczególnych pozycji w menu. Kelner, wybierając poszczególne pozycje z menu do rachunku klienta, nie musi zastanawiać się, jaka stawka podatku powinna zostać naliczona w tym konkretnym przypadku. 

Pamiętaj jednak, że prawidłowe rozliczenie VAT jest niezwykle ważne i w razie jakichkolwiek wątpliwości należy skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Krótka rozmowa ze specjalistą pomoże uniknąć błędów w rozliczeniach i potencjalnych kar skarbowych.

Porozmawiajmy o systemie POS dla Twojej restauracji!
+48 732-081-111

VAT na kawę ziarnistą i kawę rozpuszczalną

Jeśli w swojej kawiarni sprzedajesz także paczkowaną kawę ziarnistą lub mieloną do parzenia w domu, obowiązuje na nią stawka 23% VAT. Nie ma tutaj wyjątków – zawsze podlega pełnej stawce podatku. Podobna sytuacja ma miejsce z herbatą pakowaną – ona również podlega 23% VAT. Produkty te, mimo że nie są napojami w chwili sprzedaży, nadal są klasyfikowane jako produkty spożywcze objęte wyższą stawką podatkową.

Jak uniknąć problemów z VAT-em w gastronomii?

Używanie systemu POS i ewentualne wyjaśnienie wątpliwości z doradcą podatkowym z pewnością ograniczą ryzyko błędnego naliczenia VAT-u w restauracji. Jednak niezwykle istotne jest też przeszkolenie personelu. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie stawki VAT obowiązują na konkretne produkty, aby unikać błędów w paragonach i potrafić wytłumaczyć dociekliwym klientom, dlaczego został naliczony akurat taki podatek. 

VAT za kawę i herbatę w restauracji – podsumowanie

Prowadzenie gastronomii wiąże się z wieloma wyzwaniami, a właściwe rozliczanie VAT na kawę i herbatę to jedno z nich. Znajomość przepisów i umiejętne zarządzanie podatkami może pomóc w optymalizacji kosztów i uniknięciu nieprzyjemnych konsekwencji finansowych.

Kluczowe informacje:

• Kawa i herbata jako osobne napoje zawsze są objęte 23% VAT, niezależnie od tego, czy są serwowane na miejscu, na wynos czy w dostawie.
• Gdy napój jest częścią zestawu w restauracji (np. zestawu śniadaniowego czy obiadowego), może podlegać 8% VAT.
• Paczkowana herbata oraz kawa ziarnista i mielona podlegają stawce 23% VAT.
• Sprzedaż kawy i herbaty na wynos nie zmienia stawki VAT – nadal wynosi ona 23%.
• Aby unikać błędów, warto inwestować w systemy sprzedażowe i konsultować ewentualne niejasności się z doradcą podatkowym.
• Stawka VAT na herbatę jest identyczna jak na kawę – 23% przy sprzedaży jako osobny produkt, 8% w zestawie.

Pamiętaj, że jako Restaumatic dostarczamy sprawdzony system POS dla restauracji, który nie tylko pomoże Ci zmniejszyć ryzyko niewłaściwego naliczenia VAT-u przez pracowników, ale też zapewni szereg przydatnych funkcjonalności. Porozmawiajmy o tym, jak możemy Ci pomoc rozwinąć Twój biznes gastronomiczny!

Numer telefonu: +48 732-081-111
E-mail: contact@restaumatic.com
Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

The post Jaki VAT obowiązuje na kawę i herbatę w restauracji? appeared first on Restaumatic.

Prowizje, czyli ile kosztują Cię pośrednicy?

Platformy pośredniczące w zamówieniach online mogą być wygodnym uzupełnieniem sprzedaży, jednak warto wiedzieć, ile realnie kosztują. Prowizje od każdego zamówienia często sięgają 20–30% wartości rachunku, co oznacza, że część przychodu trafia do pośrednika. Często restauratorzy uważają, że „to standard” i nie analizują dokładnie kosztów. Warto jednak regularnie monitorować wydatki na platformy i porównywać je z bezpośrednią sprzedażą przez stronę restauracji. Doskonałym pomysłem jest wdrożenie systemu zamówień online, który daje pełną kontrolę nad sprzedażą. Dzięki temu restauracja może optymalnie łączyć oba kanały, zachowując satysfakcję klientów i maksymalizując zysk. Platformy pozostają wygodnym uzupełnieniem oferty, a własna www staje się głównym kanałem sprzedaży, który generuje realny dochód dla lokalu.

Ręczne przyjmowanie zamówień – prosta droga do strat

Przyjmowanie zamówień telefonicznie może wydawać się proste, ale kryje w sobie sporo pułapek. Pomyłki, zagubione notatki czy brak pełnych informacji to częste źródło frustracji klientów. Każda minuta spędzona na ręcznym zapisywaniu zamówienia i przekazywaniu go do realizacji to czas, który mógłby zostać wykorzystany na obsługę większej liczby gości. Takie niewidoczne koszty w gastronomii powodują straty, które nie są ujęte wprost w rachunku, ale sumują się w dłuższym czasie.

System RePOS rozwiązuje te problemy. Dzięki modułowi obsługi zamówień telefonicznych przyjęcie zamówienia trwa dosłownie kilka chwil. Moduł automatycznie rozpoznaje numer klienta i wyświetla jego historię zamówień oraz adres. Dodatkowo system ekranów kuchennych (KDS) pozwala kuchni pracować bez papierowych wydruków, co ogranicza błędy i utrzymuje porządek w kuchni.

Nieaktualne informacje w internecie

Nieaktualne godziny otwarcia i brak informacji o dostawie czy zmianach w menu to częste źródło straty w restauracji. Gość, który przyjdzie do zamkniętego lokalu lub nie znajdzie informacji o dowozie, zwykle już nie wraca – a każdy utracony klient to utracony przychód. Dlatego wszystkie zmiany w godzinach pracy, dostępności dań czy promocjach powinny być od razu aktualizowane w wizytówce Google, w social mediach restauracji oraz na stronie internetowej. Taka transparentność ułatwia klientom planowanie zamówienia czy wizyty i zwiększa szansę na konwersję. Regularna aktualizacja informacji to prosty sposób na ograniczenie strat w restauracji i zwiększenie efektywności sprzedaży.

Porozmawiajmy o rozwiązaniach dla Twojej restauracji!
+48 732-081-111

Nie wiesz, co naprawdę sprzedajesz

Każda restauracja potrzebuje twardych danych. Bez rzetelnych informacji o sprzedaży nie możesz określić, które dania naprawdę przynoszą zysk, a które generują ukryte koszty w restauracji. Nie wiesz, jakie są preferencje klientów, które godziny pracy są najbardziej dochodowe ani które produkty najlepiej sprzedają się na dowóz. To prowadzi do złych decyzji: zamawiasz za dużo lub za mało składników, marnujesz jedzenie i pieniądze, a promocje i kampanie marketingowe są mniej skuteczne.

Jeśli korzystasz z odpowiedniego systemu POS, to wszystkie te dane masz pod ręką – od raportów sprzedaży po analizę trendów w zamówieniach. Możesz dokładnie śledzić popularność dań, zarządzać zespołem i optymalizować procesy w kuchni i na sali. Twarde dane pozwalają podejmować decyzje oparte na faktach, a nie przypuszczeniach, a przez to realnie zwiększać rentowność restauracji.

Restauracje, które przestają tracić pieniądze, robią jedną rzecz inaczej

Zamiast zastanawiać się, dlaczego restauracja nie zarabia, warto przyjrzeć się lokalom, które nie mają tego problemu. U współpracujących z nami restauratorów widzimy wspólny element – szeroko pojęty porządek w procesach sprzedaży i komunikacji. Wprowadzili oni automatyzację przyjmowania zamówień, a także aktualizują menu, godziny otwarcia i informacje o dostawie w Google, social mediach i na stronie. Dzięki temu unikają błędów, reklamacji i innych ukrytych kosztów w restauracji. Decyzje opierają na danych – wiedzą, które dania przynoszą zysk, a które nie. Taki systemowy porządek sprawia, że każdy rachunek pracuje na zysk, zespół działa sprawniej, a klienci wracają zadowoleni. To prosty, ale skuteczny sposób na to, żeby restauracja przestała tracić pieniądze, nawet o tym nie wiedząc.

Chcesz, aby Twoja restauracja działała sprawniej i ograniczała niewidoczne koszty? Porozmawiajmy o tym, jak system RePOS może uporządkować zamówienia, menu i komunikację z klientami.

Numer telefonu: +48 732-081-111
E-mail: contact@restaumatic.com
Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

The post Dlaczego większość restauracji traci pieniądze nawet o tym nie wiedząc? appeared first on Restaumatic.

Dlaczego klienci coraz częściej wybierają w restauracji piwo bezalkoholowe?

Piwo bezalkoholowe przestało być wyborem „z konieczności”. Dla wielu gości to świadoma decyzja. Dotyczy to kierowców, osób pracujących w ciągu dnia, klientów dbających o zdrowie czy po prostu tych, którzy nie piją alkoholu, ale lubią smak piwa. Goście więc oczekują dziś alternatyw, które pozwalają im cieszyć się posiłkiem bez kompromisów.

Z punktu widzenia gastronomii piwo 0,0% pozwala zwiększyć sprzedaż napojów także w godzinach lunchowych i podczas spotkań, gdzie alkohol nie jest pożądany. Klient, który normalnie zamówiłby wodę lub napój gazowany, chętnie sięga po piwo bezalkoholowe jako „coś więcej” do posiłku. To podnosi wartość rachunku i nie wpływa negatywnie na charakter spotkania.

Czy na piwo 0 trzeba mieć koncesję?

W przypadku piwa 0,0% koncesja na jego sprzedaż nie jest wymagana, ponieważ produkt ten nie zawiera alkoholu. Oznacza to, że piwo bezalkoholowe w restauracji można sprzedawać nawet wtedy, gdy lokal nie posiada zezwolenia na alkohol.

Warto jednak zwrócić uwagę na oznaczenia producenta. Piwo określane jako „bezalkoholowe” musi mieć faktycznie 0,0% alkoholu. Tylko w takim przypadku sprzedaż nie podlega przepisom dotyczącym alkoholu. Wskazana na etykiecie zawartość alkoholu poniżej 0,5% nie kwalifikuje piwa do kategorii napojów bezalkoholowych. Dlatego tak ważne jest, aby w menu i na stronie internetowej restauracji jasno wskazywać dokładną zawartość alkoholu.

Możliwość sprzedaży piwa zero bez konieczności pozyskania koncesji to dla restauratora spore ułatwienie. Piwo 0,0% można wprowadzić do oferty bez dodatkowych formalności, a jednocześnie poszerzyć kartę napojów o produkt, który odpowiada na aktualne potrzeby klientów. Jeśli oferta jest opisana rzetelnie i zgodnie z rzeczywistością, sprzedaż piwa bezalkoholowego nie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.

Zobacz także: Cofnięcie koncesji na alkohol w restauracji.

Jak wprowadzić piwo bezalkoholowe do menu restauracji?

Piwo bezalkoholowe w gastronomii najlepiej sprzedaje się wtedy, gdy nie jest traktowane jako „alternatywa awaryjna”. Warto umieścić je w widocznym miejscu karty, np. obok klasycznych napojów lub w sekcji piw. Konieczne jest jednak czytelne oznaczenie, które z piw dostępnych w ofercie nie zawierają alkoholu, a które są napojami alkoholowymi.

Dobrą praktyką jest rekomendowanie piwa 0 do konkretnych dań, np. lunchowych lub wegetariańskich. Coraz więcej lokali oferuje też piwo bezalkoholowe w sprzedaży na wynos i za pośrednictwem www restauracji. To prosty sposób na zwiększenie wartości koszyka, szczególnie przy dostawach.

Wprowadzenie piwa 0 w restauracji nie powinno komplikować pracy zespołu. Kluczowe jest aktualne menu, jasne oznaczenia i kontrola dostępności produktu. Dzięki temu obsługa nie traci czasu na wyjaśnianie szczegółów, a klienci dokładnie wiedzą, co zamawiają.

Dobrze uporządkowana karta napojów, także online, pozwala sprawnie zarządzać sprzedażą i reagować na faktyczne zainteresowanie klientów.

Co trend NoLo oznacza dla restauracji?

Popularność piwa bezalkoholowego wpisuje się w szerszy trend NoLo (No Alcohol/Low Alcohol), którego rozwój mocno wpłynął na branżę gastronomiczną. W praktyce oznacza to rosnące zainteresowanie napojami bez alkoholu, które oferują smak i „doświadczenie” znane z klasycznych produktów.

Dla restauratorów trend NoLo nie musi oznaczać rewolucji w menu. Często pierwszym i najprostszym krokiem jest właśnie dobrze dobrane piwo 0,0%. To produkt znany klientom i chętnie przez nich wybierany, a przy tym łatwy do wdrożenia.

Gdy oferta rośnie, liczy się porządek i kontrola

Chcesz, aby Twoje menu, w tym piwo bezalkoholowe i inne napoje, było zawsze aktualne, czytelne i gotowe do sprzedaży także online? W Restaumatic pomagamy restauracjom uporządkować ofertę i procesy sprzedaży. Skontaktuj się z nami i zobacz, jak łatwo możesz lepiej wykorzystać potencjał swojego menu.

Numer telefonu: +48 732-081-111
E-mail: contact@restaumatic.com
Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

The post Piwo bezalkoholowe w restauracji – przepisy i praktyczne wskazówki dla gastronomi appeared first on Restaumatic.

Jak pobrać materiały

Wskazówka 1 – Jak pobrać grafikę: Kliknij w wybraną grafikę, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy w tę grafikę i wybierz „Zapisz grafikę jako…”.

Wskazówka 2 – Teksty: Propozycje tekstów do postów znajdują się na dole wpisu.

Grafiki do postów

Propozycje tekstów

Post 1

Tęskniliście? PROMOCJA WRACA! 
Zimowe wieczory są dla relaksu, nie gotowania – dlatego mamy dla Was kolejną okazję: 20 zł zwrotu na zamówienie online. Pyszne jedzenie prosto do drzwi i oszczędności – idealne połączenie!

Jak skorzystać?

• Zamów przez naszą stronę za min. 50 zł
• Zapłać BLIK Płacę Po
• Potrzebujesz konta w banku partnerskim
• Promocja: 19-31.01 | Raz na klienta

Zostaw garnek w szafce i zajrzyj do naszego menu!  [twoja-strona.pl]

Regulamin promocji dostępny u organizatora.

Post 2

DOBRA WIADOMOŚĆ – promocja powraca!
Styczeń to czas oszczędzania? Nie u nas! Przy zamówieniu przez naszą stronę otrzymasz 20 zł zwrotu – możesz dokupić deser, napój albo po prostu więcej zostawić w portfelu. Ty decydujesz!

Warunki promocji: Minimum 50 zł | Płatność BLIK Płacę Po | Konto w banku partnerskim
19-31 stycznia | Jeden raz na klienta

Nie przegap drugiej szansy – smaczne dania czekają! Zamów na [twoja-strona.pl]

Regulamin promocji dostępny u organizatora.

Post 3

Wyobraź sobie: zimowy wieczór, ciepły koc, ulubiony serial… i gorący posiłek prosto do drzwi. 
A najlepsze? 20 zł wraca do Twojego portfela!

Tak, dobrze słyszysz – nasza promocja powraca! Wystarczy zamówić przez naszą stronę za minimum 50 zł i zapłacić BLIK Płacę Po (konto w banku partnerskim wymagane). Akcja trwa do 31 stycznia, a każdy może skorzystać raz.

Zrób sobie przyjemność w te mroźne dni – zajrzyj do menu na [twoja-strona.pl]! 

Regulamin promocji dostępny u organizatora.

The post Materiały na FB | Promocja BLIK Płacę Później appeared first on Restaumatic.

Do kiedy należy złożyć oświadczenie o rocznej wartości sprzedanego alkoholu?

W 2026 roku kluczowa data przypada w sobotę 31 stycznia, a to oznacza, że ostatnim dniem na złożenie oświadczenia będzie piątek 30 stycznia 2026 r. Dlaczego? Ponieważ jak można przeczytać na stornie Biznes.gov.pl, termin nie przesuwa się automatycznie na kolejny dzień roboczy. W praktyce oznacza to, że oświadczenie o rocznej wartości sprzedanego alkoholu musi trafić do odpowiedniego urzędu najpóźniej w piątek.

Nie warto tego odkładać na ostatnią chwilę. W codziennej pracy w lokalu łatwo przeoczyć takie formalności, a niedopełnienie obowiązku może skończyć się poważnymi problemami: od konieczności dopłaty dodatkowych opłat po utratę prawa do sprzedaży alkoholu, czyli cofnięcie koncesji na alkohol w restauracji.

Jak wyglądają formalności?

Twoim zadaniem jest złożenie oświadczenia o wartości sprzedanych alkoholi za poprzedni rok. Dokument obejmuje wszystkie napoje alkoholowe sprzedawane w Twoim lokalu i powinien być zgodny ze wzorem rządowym, dostępnym tutaj.

Oświadczenie możesz złożyć:

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
• listownie,
• elektronicznie, z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Pamiętaj też, że jeśli zdecydujesz się upoważnić pełnomocnika, konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa wraz z dowodem opłaty skarbowej.

Dlaczego nie można zwlekać?

Brak złożenia oświadczenia w terminie może mieć realne konsekwencje dla Twojej działalności. Po upływie 31 stycznia masz jeszcze 30 dni „na ratunek”, ale wiąże się to z koniecznością uiszczenia dodatkowej opłaty, której wysokość wynosi aż 30% rocznej „podstawowej” opłaty za korzystanie z zezwolenia.

Jeśli w ciągu tych 30 dni nie uzupełnisz brakujących dokumentów i nie zapłacisz kary, Twoja koncesja na sprzedaż alkoholu w lokalu gastronomicznym wygaśnie i nie możesz sprzedawać alkoholu w swoim lokalu. Oznacza to, że w przypadku kontroli możesz spotkać się z konsekwencjami finansowymi lub administracyjnymi. To realne zagrożenie, które w praktyce może uderzyć w rentowność lokalu, gdyż kary za sprzedaż alkoholu w restauracji bez koncesji są dotkliwe.

Jak podejść do tematu w praktyce?

Najlepiej przygotować dokument odpowiednio wcześnie. Przejrzyj sprzedaż, policz wartości brutto sprzedanych napojów alkoholowych i uzupełnij formularz zgodnie z rządowym wzorem. To nie zajmuje wiele czasu, a da Ci pewność, że formalność zostanie wykonana poprawnie.

Jeśli prowadzisz większy lokal, możesz rozdzielić obowiązek na różne punkty sprzedaży, ale pamiętaj, że każde miejsce wymaga osobnego oświadczenia i ujęcia wartości sprzedanych napojów w odpowiednich kategoriach. Będziesz zobowiązany do wskazania poziomu sprzedaży napojów:

• do 4,5% alkoholu oraz piwa,
• od 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa),
• powyżej 18% alkoholu.

Imprezy zamknięte też podlegają oświadczeniu

Na koniec warto podkreślić jedną rzecz, która bywa pomijana w codziennej praktyce. Ten sam formularz oświadczenia obowiązuje również wtedy, gdy alkohol był sprzedawany podczas imprez zamkniętych.

Jeśli w Twoim lokalu odbywały się np. eventy firmowe czy przyjęcia okolicznościowe, sprzedany w ich trakcie alkohol również musi zostać ujęty w oświadczeniu. To drobny szczegół, ale w razie kontroli ma duże znaczenie. Brak ujęcia sprzedaży z imprez zamkniętych może zostać potraktowany jak nieprawidłowe złożenie oświadczenia, a stąd już prosta droga do problemów formalnych.

Dlatego potraktuj ten obowiązek całościowo: zebierz dane, spokojnie uzupełnij formularz i złóż go najpóźniej do piątku 30 stycznia 2026 r. Dzięki temu zyskasz pewność, że temat jest zamknięty, a sprzedaż alkoholu w Twoim lokalu pozostaje w pełni zgodna z przepisami.

The post Oświadczenie o rocznej wartości sprzedanego alkoholu – termin tuż przed nami appeared first on Restaumatic.

Co wdrożyliśmy w grudniu 2025 r.?

1) Menu w postaci paska przyklejonego na górze strony – wygodniejszy sposób przeglądania menu

Po udanych testach wdrożyliśmy menu w formie paska przyklejonego do górnej części strony. Dzięki temu menu jest zawsze widoczne, a klienci mogą łatwo przechodzić między kategoriami bez przewijania strony. To rozwiązanie realnie zwiększa komfort zamawiania i – jak pokazują testy – pozytywnie wpływa na liczbę zamówień.

Jak wygląda menu w postaci paska na urządzeniach mobilnych?

Pasek menu można przesuwać

Podczas przeglądania dań, grupa dań na pasku zmienia się automatycznie, gdy przechodzimy do kolejnej grupy.

Jak wygląda pasek menu na urządzeniach stacjonarnych:

2) Promocje na pierwszym planie – łatwiejszy dostęp do aktualnych ofert

Zmieniliśmy sposób wyświetlania promocji na stronie. Teraz te dostępne od razu pojawią się w pierwszej kolejności, a dopiero potem te, które zaczną obowiązywać w przyszłości. Twoi klienci szybciej natrafią na oferty, które mogą wykorzystać od razu – to prosta zmiana, która może przyciągnąć więcej zamówień.

Sposób wyświetlania się promocji na stronie:

3) Nowe komunikaty na karcie produktowej

Na karcie produktowej dodaliśmy nowe komunikaty, które zmieniają kolor na zielony w momencie spełnienia wymagań dotyczących wyboru dodatków. Teraz klienci od razu widzą, co muszą wybrać, dzięki czemu składanie zamówień staje się prostsze i szybsze.

Pracujemy również nad kolejnymi usprawnieniami na karcie produktowej, które będą wdrażane w kolejnych miesiącach. Jesteśmy przekonani, że wpłyną one pozytywnie na wygodę korzystania ze stron.

4) Możliwość wyłączenia produktów w integracjach i w menu – pełna kontrola nad  dostępnością dań

Chcesz uniknąć zamówień dań, których już nie masz? Teraz możesz wyłączyć je w systemie RePOS, a zmiana zostanie wprowadzona w menu na stronie oraz na zintegrowanych portalach. To proste rozwiązanie daje Ci pełną kontrolę nad dostępnością asortymentu.

5) Raporty kaucji w Panelu Restauratora

Dodaliśmy funkcję umożliwiającą sprawdzenie historii pobranych i zwróconych kaucji w Panelu Restauratora. Dzięki temu łatwiej będzie Ci rozliczyć się z operatorem systemu kaucyjnego i mieć wszystko pod kontrolą.

Aby sprawdzić historię kaucji i pobrać raport należy wejść w zakładkę „Statystyki” w Panelu Restauratora. Następnie przejść do „Opakowania i kaucje”. W tej zakładce znajdziemy historię kaucji oraz możliwość pobrania raportu.

6) Integracja z Bolt Food – nowe możliwości sprzedaży

Koordynujemy start integracji z Bolt Food. Nowa integracja będzie dostępna już od 19 stycznia!

Numer telefonu: +48 732-081-111
E-mail: contact@restaumatic.com
Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

The post Nowości w produktach – grudzień 2025 r. appeared first on Restaumatic.

Zapraszamy do pobierania!

Wskazówka 1 – Jak pobrać grafikę: Kliknij wybraną grafikę, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy w tę grafikę i wybierz „Zapisz grafikę jako…”.

Wskazówka 2 – Teksty: Propozycje tekstów do postów znajdują się na dole wpisu.

Dzień Babci i Dzień Dziadka

Propozycje tekstów

Post 1: „Dzień Babci i Dzień Dziadka”

Dzień Babci i Dzień Dziadka to świetna okazja, aby nadrobić zaległości i spędzić czas w rodzinnym gronie! Wszyscy wiemy, że nic nie zbliża bardziej, niż wspólny posiłek Mówi się też, że „im nas więcej, tym weselej”, więc świętujcie całą rodziną!

Zamówcie dobre jedzenie z dostawą prosto do Waszych domów!
—
www.twoja-strona.pl

Post 2: „Dzień Babci i Dzień Dziadka”

21 i 22 stycznia należą do naszych babć i dziadków! Wspólnie spędzony czas to najlepszy prezent, jaki możecie podarować dziadkom! Jeśli dorzucić do tego smakowite jedzenie, to szykuje się wspaniałe świętowanie!

Odwiedźcie nas w restauracji [ADRES RESTAURACJI] i świętujcie! Czekamy na Was!

The post Materiały na FB | Dzień Babci i Dzień Dziadka appeared first on Restaumatic.

12 lutego — tłusty czwartek

14 lutego — walentynki

Zapraszamy do pobierania!

Wskazówka 1 – Jak pobrać grafikę: Kliknij wybraną grafikę, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy w tę grafikę i wybierz „Zapisz grafikę jako…”.

Wskazówka 2 – Teksty: Propozycje tekstów do postów znajdują się na dole wpisu.

Grafiki na walentynki

Post na walentynki

Walentynki zbliżają się wielkimi krokami! Zrób coś wyjątkowego dla swojej drugiej połówki i spędź ten romantyczny wieczór przy jedzeniu z naszej restauracji.

Zamów już teraz!

www.twoja-strona.pl

Grafiki na tłusty czwartek

Post na tłusty czwartek

Tłusty czwartek tuż tuż! Czas na pączki pełne smaku i tradycji!

Nie czekaj do ostatniej chwili – zamów pyszne pączki w naszej restauracji i ciesz się tym wyjątkowym dniem bez żadnych zmartwień!

Zamów już teraz i spraw, by Tłusty Czwartek był jeszcze słodszy!

www.twoja-strona.pl

The post Materiały na FB | walentynki i tłusty czwartek appeared first on Restaumatic.